L’employeur qui envoie occasionnellement des travailleurs en mission à l’étranger peut leur verser une indemnité à cet effet.

Voyage de service à l'étranger

Quels sont les travailleurs visés ?

Il s’agit des travailleurs pour qui les déplacements de/vers l’étranger ne font pas partie de l’activité journalière normale.

Quels montants sont octroyés ?

L’administration fiscale accepte un montant de € 37,18 par jour à titre d’indemnisation forfaitaire des frais pour les voyages de service à l’étranger, quelle que soit la destination. Cette indemnité peut donc être octroyée sans pièces justificatives.

Une indemnité plus élevée est autorisée lorsque les circonstances, propres au pays où la mission est remplie, le justifient. Pour ce, il est expressément fait référence à la liste des pays que les autorités utilisent pour leurs fonctionnaires.

Contrairement au montant de € 37,18, qui n’est pas indexé, les montants de la liste des pays sont adaptés chaque année.

Quels voyages sont concernés par ces règles ?

Les règles sont d’application pour ce que l’on appelle les « voyages de service de courte durée ». Soit, concrètement, un voyage d’au moins 10 heures et de maximum 30 jours calendriers successifs, ayant lieu pour le compte de l’employeur.

Le système des indemnités forfaitaires peut également être appliqué aux missions de plus de 30 jours, s’il est satisfait à une série de conditions spécifiques : 

Qu’est-ce qui est couvert par l’indemnité forfaitaire ?

Ces indemnités forfaitaires sont censées couvrir les frais de repas et les autres petites dépenses – par exemple : le transport (taxi, métros, trams…), les boissons, les en-cas, etc.

Lorsque les frais de logement sont remboursés par votre employeur et comprennent certains repas ou petites dépenses, les indemnités forfaitaires doivent être diminuées de :

• 15% de l’indemnité forfaitaire journalière pour le petit déjeuner
• 35% de l’indemnité forfaitaire journalière pour le repas de midi
• 45% de l’indemnité forfaitaire journalière pour le repas du soir
• 5% de l’indemnité forfaitaire journalière pour les petites dépenses

Si des chèques-repas sont octroyés par l’employeur pour indemniser les frais de repas exposés lors du séjour à l’étranger, l’intervention de votre employeur doit être déduite du montant de l’indemnité forfaitaire.

Ces indemnités sont-elles considérées comme des frais propres à l’employeur ?

Tant le fisc que l’ONSS considèrent ces indemnités forfaitaires journalières comme un remboursement de frais propres à l’employeur. Elles sont dès lors déductibles pour l’employeur et non imposables dans votre chef et ne sont pas soumises aux cotisations de sécurité sociale.

Pour l’exonération ONSS, il est requis de démontrer le caractère professionnel du voyage ainsi que la date du lieu, le motif de la visite, etc.

Voyage de service en Belgique

Qu’en est-il en Belgique ?

Si vous êtes souvent sur la route, votre employeur peut vous octroyer une indemnité en compensation des frais exposés pendant le voyage de service. Il peut alors choisir de vous indemniser sur une base réelle, mais il peut aussi le faire sur une base forfaitaire.

L'indemnité journalière pour frais de séjour s'élève à € 17,75 (€ 10 non indexés) pour un déplacement de minimum 6 heures. Le déplacement de service doit se faire dans un rayon de plus de 25 km. De plus, votre employeur ou un tiers ne peut pas prendre les frais de repas en charge d'une autre manière, ni accorder un avantage de la même nature (par exemple l'utilisation du restaurant d'entreprise). 

Vous avez également droit à une indemnité complémentaire pour frais de séjour si vous devez loger en dehors de votre domicile dans le cadre de l'exercice de votre fonction et que ce séjour vous occasionne des frais. La condition est toutefois que la distance soit de plus de 75 kilomètres. Le montant de l’indemnité est de € 133,18 par nuit (€ 75 non indexés). Cette indemnité ne pourra donc pas être accordée si vous disposez d'un logement gratuit ou d'un logement dont les frais sont supportés par l'employeur. 

Pour l’ONSS, les indemnités de séjour sont exemptées de sécurité sociale sous certaines conditions.

L'ONSS accepte actuellement un montant de € 35 pour une nuitée. 

Lorsque le travailleur ne reste pas loger, l'ONSS accepte qu'il soit octroyé :

• Une indemnité de route de € 10.
• Une indemnité de € 7 à titre de frais de repas si le travailleur ne peut emporter de quoi manger. Cette indemnité de repas ne pourra être octroyée si le travailleur reçoit déjà des titres-repas avec intervention patronale. Cette dernière devra alors être déduite du forfait.

Par ailleurs, l'ONSS impose les conditions et précisions supplémentaires suivantes :

• Les indemnités de frais de séjour ne concernent que les travailleurs non-sédentaires. Par non-sédentaire, l'ONSS vise le travailleur qui, en cours de journée, est obligé de se déplacer et ne peut donc disposer des installations sanitaires de son employeur ou d'une filiale de celui-ci (exemple : toilettes, douches, réfectoire). Le travailleur doit par conséquent faire usage d'accommodations privées.
• Le travailleur non-sédentaire doit être en route plus de 4 heures au cours de la journée.
• Aucune distinction ne peut être faite entre les niveaux hiérarchiques.
• Le travailleur occupé un ou plusieurs jours en suivant au même endroit (p. ex. chantier) ou chez le même commanditaire n'a pas la qualité de travailleur non-sédentaire. L’ONSS estime que ce lieu devient alors le lieu de travail et le travailleur peut y faire usage des installations sanitaires (sauf si le contraire peut être démontré). Dans ce cas, seul l'octroi de titres-repas est envisageable.